Global Privacy Policy 

October 2021

 

This policy applies to the group of companies that are ultimately owned by Robert Walters plc (company no. 03956083) of 11 Slingsby Place, St Martin's Courtyard, London, WC2E 9AB, United Kingdom, trading under the Robert Walters, Resource Solutions and Walters People brands (collectively referred to as the “Robert Walters Group”).

References in this policy to “we”, “us” or “our” are references to the Robert Walters Group. 

What We Do

The Robert Walters Group provides: 

  • recruitment consultancy services placing candidates on a permanent, contract and interim basis across a range of industries and geographies under the Robert Walters and Walters People brands (“Recruitment Services”); 

  • business process outsourcing services assisting companies with their permanent recruitment, temporary recruitment, supply chain and labour supply and screening (commonly known as “RPO”, “MSP” and “Service Procurement Desk Services” which for the purpose of this policy are collectively referred to as “Outsourced Services”);

  • other consultancy, technology and advisory services (“Consultancy Services”). 

We operate through a global network of affiliated entities and utilise vendors where needed, to ensure we provide the best solutions to our clients across the countries where we perform services.   

  • Unless we notify you otherwise, we operate as a data controller when processing your personal data for our Recruitment Services and Consultancy Services. If we share your personal data with our clients as part of our Recruitment Services or Consultancy Services, it is likely that our clients will process your personal data as a data controller. Our clients may request additional personal data from you as part of their hiring processes.  

  • Unless we notify you otherwise, we are the data processor and our clients are the data controllers of your personal data processed by us for our Outsourced Services. Where we act as a data processor, the privacy policy of our client will apply. Unless we notify you otherwise, if a company within the Robert Walters Group engages you on a temporary assignment, the Robert Walters Group company who engages you will be the data controller of your personal data.  

If you are uncertain about who the data controller of your personal data is, please contact us using our contact information set out in section 13 of this policy.

The purpose of this Global Privacy Policy (“policy”) is for us to inform you how we collect, use and disclose your personal data. It is important that you read this policy in conjunction with any notices or statements relating to data, data protection, fair processing and/or privacy that we may issue at the time of collecting your personal data where applicable in the jurisdiction. They are not intended to override the policy unless stated otherwise by us in such policy, notice or statement. 

1. What personal data do we collect?

Personal data is any information relating to an identified or identifiable person.  

We will only collect personal data that we are permitted to collect by law on a jurisdictional basis. We have set out below a non-exhaustive list of the types of personal data that we most commonly collect.

Type of Personal Data Description of Personal Data 
Identity data
Your title, first name, last name, maiden name, date of birth, gender, photograph, national insurance number (or equivalent in your country), nationality and other information relating to residency and citizenship which may be required to establish a right to work in a given country, marital status and number of dependents.


Contact data

Your delivery address, email address and telephone numbers, emergency contact details and contact details history.
Historical data
Your educational history and credentials, employment history, criminal background history, social media, skills and qualifications, and results from any other background and disclosure checks in countries where it is lawful to carry out such checks.


Employment-related data

Your current remuneration, pension and benefits, what role you are looking for, what work-related areas interest you, third party references (if taken) and interview and assessment feedback created either ourselves or by our client following an interview or assessment.

Verification data

A copy of your driving licence, passport, identity card or another form of identification and referee details.

Financial data

Your bank sort code and account number and tax-related information and credit checks.

Diversity data

We may collect diversity data for governmental reporting purposes, which may include racial or ethnic origin, religious or other similar beliefs and physical or mental health, including disability-related information.
Technical data
  • Your internet protocol (IP) address, MAC address, your login data, browser type and version, time zone setting and location, browser plug-in types and versions, operating system and platform, mobile phone location data and other technology on the devices you use to access our website and our services.

Profile data
Your usernames applicable to accessing our services, interests in so far as these are applicable to the services we provide to you and other preferences and other insights or determinants that we have gained from our analysis and profiling of you.

Usage data
  • How you use and navigate around our websites and what you browse within them. 

  • We also may have any CCTV footage collected when you have attended our premises.


Marketing data

Your preferences in receiving marketing from our third parties and us and your communication preferences.

Visa application data

Your contact and identity information, immigration history (including residency, immigration status and travel history), character disclosures (including offences, disclosures and information relevant to meeting character requirements), health disclosures and information relevant to meeting health criteria.
Video
If video surveillance operates in or near our offices we may capture images of you where permitted by law.  We may also capture video of you if you attend an event organised by us where you have given your express consent for us to do so. 

Sensitive or special category personal data - during the recruitment process or in the course of the services we operate, we may collect personal data that is considered sensitive or special category in certain countries. We may be required by local privacy laws to obtain your explicit consent to handle this type of personal data. You will be provided with a consent form if your express consent is required. Please contact us if you have not been provided with a consent form and you believe we hold your sensitive or special category personal data.

In respect of candidates and users of Robert Walters Group websites, we also handle the following types of data:

  • Aggregated Data, such as statistical or demographic data for any purpose. Aggregated Data may be derived from your personal data but is not considered personal data in law as this data does not directly or indirectly reveal your identity. For example, we may aggregate your usage data to calculate the percentage of users accessing a specific website feature. However, if we combine or connect Aggregated Data with your personal data so that it can directly or indirectly identify you, we treat the combined data as personal data which will be used in accordance with this privacy policy; and

  • Anonymised Data, which is data created from your personal data where your identity has been removed and you cannot be traced to it.

The age at which an individual is regarded as a child differs per country. We do not typically collect personal data relating to individuals under 18.

2. How we collect personal data

We generally collect your personal data directly from you. For example, we collect your personal data when you:

  • deal with us in person, by telephone, letter, fax, email or via our websites;
  • register with us (e.g. at career fairs);
  • submit any other information to us, such as a CV;
  • complete psychometric assessments or other assessments;
  • subscribe to job alert emails;
  • subscribe to our publications;
  • attend an event we have organised;
  • enter a competition, promotion or survey; and/or
  • give us feedback.

We may also use the following third party channels to collect your personal data:

  • pre-employment screening and background checking organisations where permitted in the jurisdiction;
  • our clients and their third party suppliers;
  • governmental and regulatory bodies, such as tax and social security authorities;
  • third party suppliers, including other recruitment and employment agencies, job board providers and job aggregators and our managed service providers who are within our supply chain;
  • other recruitment agencies;
  • analytics providers, such as Google Analytics and various job boards; and
  • communication platforms, such as Adobe Marketo, Cison and PR. 

We may also collect your personal data from publicly available sources where permitted in the jurisdiction, including:

  • your identity and historical data from social media sites, such as LinkedIn, Twitter and Facebook;
  • your identity and contact data from company and commercial registers or electoral registers; and
  • your identity, from qualification and membership lists of professional bodies.

We allow you to sign up or login to a Robert Walters Group account with a LinkedIn, Facebook or Google account (“Social Media Account”) so you can use our online services simply and easily without having to create a specific account with us. If you choose to use this feature, we will process your name and primary email address on your Social Media Account in accordance with this policy.

Cookies are small text data stored on your PC or mobile device and are created by the website's servers. We collect your personal data automatically via cookies when you visit Robert Walters Group websites, in line with the cookies settings in your browser. You can find out more about these cookies, including how we use them and what choices are available to you, by reading our Cookies Policy. You can find out more about the use of cookies on http://www.allaboutcookies.org/

3. How we use personal data

We will only use your personal data when the law permits us to, and the uses set out below will be subject to that requirement.

Candidates

Your personal data will be collected and handled by us in order to:

  • provide careers, recruitment and/or related intermediary services to or for you;
  • match your details against job vacancies which we consider are appropriate for you in order to assess your suitability for them;
  • allow you to submit your CV, apply for specific jobs or to subscribe to our job alerts so that we can notify you when relevant job vacancies arise;
  • apply for jobs on your behalf by sending your personal data to clients;
  • facilitate the recruitment process if a client wishes to progress your application;
  • fulfil our contractual obligations to our clients; 
  • inform you about any relevant industry developments, events, promotions and competitions, and to communicate any other relevant information;
  • answer your enquiries or questions;
  • conduct statistical analysis;
  • monitor diversity;
  • comply with our regulatory commitments;
  • pursue or defend a legal claim;
  • conduct pre-employment screening;
  • prevent or detect a crime, where the law requires us to carry out such monitoring; and
  • provide you with further information which may be of interest to you in regard to the employment market and opportunities.

 

Website users

Your personal data will be collected and handled by us in order to:

  • improve our customer service and make the way we operate more useful to you (which includes tailoring our websites to suit your requirements);
  • let you know about our recruitment services across all areas of our business;
  • send you communications where you have indicated you are happy to receive such information or have purchased products or services from us, which may include the following:
  • E-newsletters and hard copy newsletters;
  • Emails about the services we offer and new product launches;
  • Reminders when your products or services may be due for renewal; and
  • Opportunities to participate in market research.

Depending on the contact preferences you select, we will communicate with you by post, telephone, SMS, email or other electronic means such as via social and digital media. We may use your usage data to help ensure that this messaging is personalised and relevant to you.

Referees:

We will use your personal data purely for the purpose of conducting a reference check on a candidate.

Visa Applicants:

Your personal data will be collected and handled by us for the purpose of preparing and processing your visa application and related immigration services.

4. Who your personal data is shared with

Subject to local regulations in the jurisdiction, we may disclose your personal data to:

  • any company in the Robert Walters Group;
  • prospective employers or engagers;
  • other recruitment companies or intermediaries involved in managing the supply of personnel;
  • data processors of the Robert Walters Group;
  • pre-employment screening and background checking organisations;
  • your referees;
  • your past employers and relevant education institutions;
  • your professional bodies;
  • government and regulatory bodies, such as tax and social security authorities;
  • third party suppliers, including other recruitment and employment agencies, job board providers and job aggregators and our managed service providers who are within our supply chain; and
  • third parties to whom we may choose to sell, transfer, or merge parts of our business or our assets. Alternatively, we may seek to acquire other businesses or merge with them. If a change happens to our business structure, any new owners may use your personal data in the same way as set out in this policy.

We do not allow our third-party service providers to use your personal data for their own purposes and only permit them to process your personal data for specified purposes and in accordance with our instructions, which includes compliance with this policy.

5. Legal grounds

In certain countries our companies that act as a data controller are required to establish legal grounds as set forth by applicable law to process your personal data. Depending on our relationship with you, if required to do so, we will rely on one or more of the following legal grounds:

Legal Ground Permitted Purpose 

 

 

Where you have given us consent to use your personal data for one or more permitted purposes. 

 

 

For example:

  • when you create a website account with us; 

  • when we are required by law to collect your explicit consent to process your personal data; and 

  • where you otherwise provide us with your consent. 

 

 

 

Where we need to process your personal data to comply with a legal or regulatory obligation. 

 

 

For example: 

  • to perform background checks in accordance with our legal obligations;

  • to comply with our legal and regulatory requirements in relation to taxation and financial compliance;

  • for equal opportunities monitoring and reporting purposes;

  • to co-operate with our regulators and other public authorities; 

  • to comply with any other obligation to which we are subject under applicable rules and law.  

Where we need to process your personal data to perform the contract, we are able to enter or have entered into with you.

 

 

For example:

  • to employ/engage you if you are applying for a vacancy with us; and

  • to enter into or perform our agreement with you if you are a supplier or external adviser. 

 

 

Where the processing of your personal data is necessary for the pursuit of our legitimate business interests and your interests and fundamental rights do not override those interests.

 

 

For example: 

  • to offer and provide our recruitment services to you and to assess your skills against our vacancies with our clients;

  • to provide you with marketing material to aid your job search; 

  • to manage complaints and legal claims; 

  • to conduct appropriate background checks if you are to be employed/engaged by us; 

  • sharing your personal data with the companies that form the Robert Walters Group; 

  • sharing your personal data with our third party services providers; and 

  • sharing your personal data with potential employers and other clients (including our MSP clients) of ours who can offer job opportunities within their organisations. 

If you would like to know what legal grounds we rely upon to process your personal data, please contact us using our contact details in section 13 of this policy.

6. Retention

We will only retain your personal data for as long as necessary to fulfil the purposes we collected it for, including for the purposes of satisfying any legal, accounting or reporting requirements. We view our relationship with you as being one which is to support your career through numerous roles and assignments. Accordingly, we may retain your data for a period of time which is materially greater than simply one placement if we reasonably believe that we will continue to have an ongoing relationship with you.  

We will appropriately and securely dispose of your personal data when it is no longer required.  To determine the appropriate retention period for personal data, we will consider the following factors:

  • amount and nature of the personal data;
  • its sensitivity;
  • the potential risk of harm from unauthorised use or disclosure of the personal data;
  • the purposes for which we handle your personal data;
  • whether we can achieve those purposes through other means; and
  • applicable legal requirements.

When we act as a data processor to our clients, the data controllers, we will retain your personal data in accordance with the retention periods prescribed by our clients.

7. Your rights 

The country you are located in and the applicable privacy laws determine your rights in respect of your personal data. These may include:

Right Description of Right
Right to be informed about your personal data and details of the handling and processing of that personal data and information, including, as applicable the safeguards used to protect your personal data in the event that we transfer it outside the territory it was collected in;

Right of access 

to your personal data and to obtain information about how we handle and process it;
Right to have inaccuracies corrected if your personal data is inaccurate, including to have incomplete personal data completed;
Right of erasure of your personal data, which is also known as the “right to be forgotten”. We do not delete personal data from our back-up files that are created for disaster recovery purposes and are not easily accessible; 
Right to restrict handling and processing 
of your personal data, which includes requesting us to suppress your personal data file;
Right to move, copy or transfer your personal data to another organisation, also known as “data portability”;
Right to object to the handling and processing of your personal data for certain purposes, in particular to personal data processed for direct marketing purposes and to personal data that is handled and processed for certain reasons based on our legitimate interests;
Right to withdraw consent or permission that you have previously provided to us in relation to our handling and processing of your personal data, such as for the purposes of marketing by electronic means;
Rights in relation to automated decision making where such automated decision making has a legal effect on you or otherwise significantly affects you; and 
Right to complain to us in relation to the handling of your personal data; or the regulatory body which enforces data protection law in your locality.

Please contact us using our contact details set out in section 13 of this policy if you wish to exercise any of your legal rights. 

Where permitted by law, you may be charged a fee to access your personal data or to exercise any other right that may apply. We will let you know if a fee applies to your request before we complete it.

We may also request certain information to help us confirm your identity, ensure your right to exercise any of rights in the table above and to prevent your personal data being disclosed to any person who has no right to receive it. 

We will respond to all legitimate requests within any legal timeframes.

8. Technology

We will always use your personal data fairly. We may on occasion use technological filters to sort through the job applications we receive and to match candidates to specific job vacancies. If we have used technological tools to a significant extent when assessing your job application, we will inform you of this. Please let us know when we contact you if you feel there are other factors that we should consider as part of your job application.
 

9. Data security

We hold your personal data in a combination of secure computer storage facilities and paper-based files.

We have in place an appropriate level of security around your personal data, including protection against unauthorised or unlawful processing and against accidental loss, destruction or damage to it.

We have implemented appropriate technical and organisational measures to ensure a level of security appropriate to the risk of harm that might result from unauthorised or unlawful processing, accidental or unlawful loss, destruction or alteration, unauthorised (or disclosure of) access or damage to your personal data including:

  • locks and security systems;
  • encryption
  • usernames and passwords;
  • virus checking;
  • auditing procedures and regular data integrity checks; and
  • recording of file movements.

We limit access to your personal data to those employees, agents, contractors and other third parties who have a business need to know. They must only process your personal data on our instructions and subject to the access controls listed above. They are also subject to a duty of confidentiality.

We have agreed on security-related measures with the third parties we share your personal data with to ensure that it is treated by those third parties in a way that is consistent with how we safeguard your personal data.

We have also put in place procedures to deal with any suspected personal data breach and will notify you and any applicable supervisory authority where we are legally required to do so.

If you suspect any misuse, loss of or unauthorised access to your personal data, please contact us immediately using our contact details in section 13 of this policy.

10. Personal data storage and transfer

  • Personal Data originating from the UK or European Economic Area (“UK or EEA Personal Data”)
    Due to the global nature of our business we may need to transfer UK and EEA Personal Data outside of the UK and EEA. For example, we may transfer personal data to Robert Walters Group companies, service providers and government or public authorities in order to perform our recruitment services and comply with our legal obligations.

    If we do transfer UK and EEA Personal Data outside of the UK and EEA, we will make sure that appropriate safeguards are in place, for example by using approved contractual agreements, unless certain exceptions apply, or we are authorised to do so. If requested, we will provide you with details of the safeguards that we have implemented.

    We, our service providers and/or the third parties to whom we may disclose UK and EEA Personal Data may transfer such data outside of the UK and EEA. 
  • Personal Data originating from outside the UK or EEA (“Non-UK and Non-EEA Personal Data”) 
    We collect personal data relating to individuals in the following countries outside the UK and EEA: Africa, Australia, Brazil, Canada, Chile, China (including Hong Kong and Taiwan), India, Indonesia, Japan, Malaysia, Mexico, Middle East, New Zealand, Philippines, Singapore, South Africa, South Korea, Switzerland, Thailand, United States of America and Vietnam. 

    Due to the global nature of our business we may need to transfer Non-UK and Non-EEA Personal Data outside the original territory in which the data was collected (“Original Territory”). For example, we may transfer personal data to Robert Walters Group companies or potential employers internationally in any of the countries listed above, and to service providers and government or public authorities in order to perform our services and comply with our legal obligations.
    If we do transfer Non-UK and Non-EEA Personal Data outside the Original Territory, we will make sure that such transfers are performed in compliance with applicable law. We, our service providers and/or the third parties to whom we may disclose Non-UK and Non-EEA Personal Data may transfer such data outside of the Original Territoy.    

11. Privacy policies of third parties

This policy explains how the Robert Walters Group handles your personal data. Please also read the privacy policies of the social media platforms and third party websites through which you arrive at a Robert Walters Group website. We encourage you to read the privacy policies provided by these sites before giving them your personal data.

12. Changes to this policy

We reserve the right to change this policy from time to time. Changes will be notified on our website seven days before taking effect. We may make emergency changes to this policy when we believe it is reasonable to do so e.g. to comply with legal or regulatory requirements. 

13. How to contact us

If you have questions or comments about our privacy practices, or if you would like to submit a request exercising your privacy rights, please contact us. You can:

  • Email us at the mailbox for your country below: 

Africa and the Middle East

dataprotection@robertwalters.com

Australia and New Zealand

ANZPrivacyOfficer@robertwalters.com.au

Brazil

DataProtectionBR@RobertWalters.com

European Economic Area (EEA) and UK

dataprotection@robertwalters.com or dataprotection@resourcesolutions.com

Greater China and South East Asia (India, Indonesia, Malaysia, the Philippines, Thailand, Vietnam)

ContactSEAC@robertwalters.com

Japan

privacy@robertwalters.co.jp

Singapore

SingaporeDPOs@robertwalters.com.sg

South Korea

privacy@robertwalters.co.kr

Switzerland

dataprotection@robertwalters.com

USA and Canada

dataprotection@robertwalters.com or dataprotection@resourcesolutions.com

Brazil, Chile and Mexico

dataprotectionLATAM@robertwalters.com

  • Contact our Data Protection Officer (DPO):

    Richard Harris
    DPO@robertwalters.com

  • Contact our EU representative (RESOURCE SOLUTIONS UK ONLY): 

Sandy Scott 
eu.representative@robertwalters.com

14. Country Specific Information 

 

United States of America, California

The data processing activities we carry out on the personal information of California residents (“California data”) does not currently fall within scope of the California Consumer Privacy Act (CCPA). Should this change over time, we will update this policy accordingly. 

Please rest assured that we do and will continue to ensure that we follow best industry practice when processing California data. 

Australia

Process for lodging a complaint if you believe your personal data has been mishandled by us: 

  • We will acknowledge receipt of your complaint and respond to it within 30 days. 

  • We will take steps to confirm the authenticity of the complaint and the contact details provided to us;

  • We will seek additional information about the complaint if necessary;

  • If the complaint can be resolved by procedures for access and correction, or some other solution, we will suggest these to you as possible solutions (where necessary on a confidential and without prejudice basis);

  • If we do not respond to your complaint within 30 days, or we are unable to resolve your complaint, you may take your complaint to an external dispute resolution scheme to which we belong or to the Office of the Australian Information Commissioner.

Chính Sách Bảo Mật Toàn Cầu

 Tháng 10/2021

 

Chính sách này áp dụng cho nhóm các công ty thuộc sở hữu cuối cùng của Robert Walters plc (mã số công ty 03956083) có địa chỉ tại 11 Slingsby Place, St Martin's Courtyard, London, WC2E 9AB, Vương quốc Anh, giao dịch bằng các thương hiệu Robert Walters, Resource Solutions và Walters People (gọi chung là “Tập đoàn Robert Walters”).

Các từ “chúng tôi” hoặc “của chúng tôi” đề cập trong chính sách này là nói đến Tập đoàn Robert Walters.

Lĩnh vực hoạt động của chúng tôi

Tập đoàn Robert Walters cung cấp:

·        các dịch vụ tư vấn tuyển dụng giúp tìm ứng viên cho các vị trí làm việc lâu dài, theo hợp đồng và tạm thời ở nhiều ngành và khu vực địa lý dưới thương hiệu Robert Walters và Walters People (“Dịch vụ Tuyển dụng”);

·        các dịch vụ thuê ngoài quy trình kinh doanh hỗ trợ các công ty trong việc tuyển dụng vị trí lâu dài, tuyển dụng vị trí tạm thời, sàng lọc và cung ứng lao động và chuỗi cung ứng (thường được gọi là “RPO”, “MSP” và “Service Procurement Desk Services” (Dịch vụ Hỗ trợ Mua sắm Dịch vụ), và trong chính sách này, các dịch vụ này được gọi chung là “Dịch vụ Thuê ngoài”);

·        các dịch vụ tư vấn, công nghệ và tư vấn khác (“Dịch vụ Tư vấn”).

Chúng tôi hoạt động thông qua mạng lưới toàn cầu gồm các đơn vị liên kết và sử dụng các nhà cung cấp khi cần thiết, để đảm bảo rằng chúng tôi cung cấp các giải pháp tốt nhất cho khách hàng của mình ở các quốc gia mà chúng tôi thực hiện dịch vụ. 

·        Trừ khi chúng tôi thông báo cho bạn khác đi, chúng tôi hoạt động với vai trò bên kiểm soát dữ liệu khi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn cho Dịch vụ Tuyển dụng và Dịch vụ Tư vấn của chúng tôi. Nếu chúng tôi chia sẻ dữ liệu cá nhân của bạn với khách hàng như một phần của Dịch vụ Tuyển dụng hoặc Dịch vụ Tư vấn, thì rất có thể khách hàng của chúng tôi sẽ xử lý dữ liệu cá nhân của bạn với tư cách là bên kiểm soát dữ liệu. Khách hàng của chúng tôi có thể yêu cầu bạn cung cấp thêm dữ liệu cá nhân như một phần của quy trình tuyển dụng của họ. 

·        Trừ khi chúng tôi thông báo cho bạn khác đi, chúng tôi là bên xử lý dữ liệu và khách hàng của chúng tôi là bên kiểm soát dữ liệu đối với dữ liệu cá nhân của bạn mà chúng tôi xử lý cho Dịch vụ Thuê ngoài của chúng tôi. Khi chúng tôi đóng vai trò là bên xử lý dữ liệu, chính sách bảo mật của khách hàng của chúng tôi sẽ được áp dụng. Trừ khi chúng tôi thông báo cho bạn khác đi, nếu một công ty trong Tập đoàn Robert Walters thuê bạn làm một công việc tạm thời, thì công ty trong Tập đoàn Robert Walters thuê bạn đó sẽ là bên kiểm soát dữ liệu đối với dữ liệu cá nhân của bạn. 

Nếu bạn không chắc chắn ai là bên kiểm soát dữ liệu đối với dữ liệu cá nhân của bạn, vui lòng liên hệ với chúng tôi bằng cách sử dụng thông tin liên hệ nêu ở mục 13 của chính sách này.

Mục đích của Chính sách Bảo mật Toàn cầu (“chính sách”) là để cho chúng tôi thông báo cho bạn cách chúng tôi thu thập, sử dụng và tiết lộ dữ liệu cá nhân của bạn. Điều quan trọng là bạn phải đọc chính sách này cùng với bất kỳ thông báo hoặc tuyên bố nào liên quan đến dữ liệu, việc bảo vệ dữ liệu, xử lý hợp lý và/hoặc bảo mật mà chúng tôi có thể ban hành tại thời điểm thu thập dữ liệu cá nhân của bạn nếu có thể áp dụng trong khu vực thuộc quyền tài phán. Chúng không có quyền cao hơn chính sách này trừ khi được chúng tôi quy định khác trong chính sách, thông báo hoặc tuyên bố đó.

1.    Chúng tôi thu thập dữ liệu cá nhân nào?

Dữ liệu cá nhân là bất kỳ thông tin nào liên quan đến một người đã được xác định danh tính hoặc có thể xác định danh tính được. 

Chúng tôi sẽ chỉ thu thập dữ liệu cá nhân mà chúng tôi được pháp luật cho phép thu thập trên cơ sở khu vực thuộc quyền tài phán. Chúng tôi đưa ra danh sách không đầy đủ về các loại dữ liệu cá nhân mà chúng tôi thường thu thập nhất dưới đây. 

Loại dữ liệu cá nhân

Mô tả dữ liệu cá nhân

Dữ liệu nhận dạng

Chức danh, họ, tên, tên trước khi kết hôn, ngày tháng năm sinh, giới tính, ảnh, số bảo hiểm quốc gia (hoặc thông tin tương đương với số bảo hiểm quốc gia ở quốc gia của bạn), quốc tịch và các thông tin khác liên quan đến cư trú và quốc tịch mà có thể được yêu cầu để thiết lập quyền làm việc ở một quốc gia nhất định, tình trạng hôn nhân và số người phụ thuộc.

Dữ liệu về thông tin liên hệ

Địa chỉ giao hàng, địa chỉ email và số điện thoại, thông tin liên hệ trong trường hợp khẩn cấp và lịch sử về thông tin liên hệ của bạn.

Dữ liệu lịch sử

Lịch sử học vấn và chứng chỉ, lịch sử việc làm, tiền sử phạm tội, mạng xã hội, kỹ năng và bằng cấp cũng như kết quả từ bất kỳ cuộc kiểm tra lý lịch và tiết lộ nào khác ở các quốc gia nơi được phép tiến hành các kiểm tra đó.

Dữ liệu liên quan đến việc làm

Thù lao, lương hưu và phúc lợi hiện tại của bạn, vị trí bạn đang tìm kiếm, lĩnh vực liên quan đến công việc mà bạn quan tâm, tài liệu tham khảo của bên thứ ba (nếu có) và phản hồi về phỏng vấn và đánh giá do chính chúng tôi hoặc khách hàng của chúng tôi đưa ra sau khi thực hiện phỏng vấn hoặc đánh giá.

Dữ liệu xác minh

Bản sao giấy phép lái xe, hộ chiếu, chứng minh nhân dân hoặc một loại tài liệu nhận dạng khác và thông tin về người chứng thực thông tin.

Dữ liệu tài chính

Mã ngân hàng (Sort Code) và số tài khoản ngân hàng của bạn và thông tin liên quan đến thuế và kiểm tra tín dụng.

Dữ liệu đa dạng

Chúng tôi có thể thu thập dữ liệu đa dạng cho các mục đích báo cáo của chính phủ, có thể bao gồm nguồn gốc chủng tộc hoặc dân tộc, tôn giáo hoặc các tín ngưỡng tương tự khác và sức khỏe thể chất hoặc tinh thần, bao gồm cả thông tin liên quan đến khuyết tật.

Dữ liệu kỹ thuật

  

·        Địa chỉ giao thức internet (IP), địa chỉ MAC, dữ liệu đăng nhập của bạn, loại và phiên bản trình duyệt, cài đặt múi giờ và vị trí, các loại và phiên bản trình cắm của trình duyệt, hệ điều hành và nền tảng, dữ liệu vị trí điện thoại di động và công nghệ khác trên thiết bị mà bạn sử dụng để truy cập trang web của chúng tôi và các dịch vụ của chúng tôi.

 

Dữ liệu hồ sơ

Tên người dùng của bạn khi truy cập các dịch vụ của chúng tôi, các sở thích áp dụng cho các dịch vụ mà chúng tôi cung cấp cho bạn và các sở thích khác cũng như những sự thật ngầm hiểu hoặc các yếu tố quyết định khác mà chúng tôi có được từ việc phân tích và lập hồ sơ về bạn.

Dữ liệu sử dụng

 

Cách bạn sử dụng và điều hướng ở các trang web của chúng tôi và những gì bạn lướt xem trong các trang web đó.

   

·        Chúng tôi cũng có thể thu thập bất kỳ đoạn phim CCTV nào khi bạn đến cơ sở của chúng tôi.

 

Dữ liệu tiếp thị

Sở thích của bạn về việc nhận tiếp thị từ các bên thứ ba và từ chúng tôi cũng như sở thích liên lạc giao tiếp của bạn.

Dữ liệu xin visa

Thông tin liên lạc và danh tính của bạn, lịch sử nhập cư (bao gồm cư trú, tình trạng nhập cư và lịch sử đi lại), tiết lộ về tính cách (bao gồm các hành vi phạm tội, tiết lộ và thông tin liên quan đến việc đáp ứng các yêu cầu về tính cách), tiết lộ về sức khỏe và thông tin liên quan đến việc đáp ứng các tiêu chí sức khỏe.

Video

Nếu có hoạt động giám sát bằng video tại hoặc gần các văn phòng của chúng tôi, chúng tôi có thể ghi lại hình ảnh của bạn ở những nơi được pháp luật cho phép.  Chúng tôi cũng có thể quay video về bạn nếu bạn tham dự một sự kiện do chúng tôi tổ chức khi bạn đã rõ ràng cho phép chúng tôi làm vậy.

Dữ liệu cá nhân nhạy cảm hoặc thuộc loại đặc biệt - trong quá trình tuyển dụng hoặc trong khi thực hiện các dịch vụ, chúng tôi có thể thu thập dữ liệu cá nhân mà được coi là nhạy cảm hoặc thuộc loại đặc biệt ở một số quốc gia nhất định. Luật bảo mật địa phương có thể yêu cầu chúng tôi phải có sự đồng ý rõ ràng của bạn để xử lý loại dữ liệu cá nhân này. Bạn sẽ được cung cấp một mẫu đơn chấp thuận nếu cần có sự đồng ý rõ ràng của bạn. Vui lòng liên hệ với chúng tôi nếu bạn chưa được cung cấp mẫu đơn chấp thuận và bạn tin rằng chúng tôi giữ dữ liệu cá nhân nhạy cảm hoặc thuộc loại đặc biệt của bạn.

Đối với các ứng viên và người dùng trang web của Tập đoàn Robert Walters, chúng tôi cũng xử lý các loại dữ liệu sau:

·        Dữ liệu Tổng hợp, chẳng hạn như dữ liệu thống kê hoặc nhân khẩu học cho bất kỳ mục đích nào. Dữ liệu Tổng hợp có thể được lấy từ dữ liệu cá nhân của bạn nhưng không được coi là dữ liệu cá nhân theo luật vì dữ liệu này không trực tiếp hoặc gián tiếp tiết lộ danh tính của bạn. Ví dụ: chúng tôi có thể tổng hợp dữ liệu sử dụng của bạn để tính toán tỷ lệ phần trăm người dùng truy cập vào một tính năng cụ thể của trang web. Tuy nhiên, nếu chúng tôi kết hợp hoặc kết nối Dữ liệu Tổng hợp với dữ liệu cá nhân của bạn để dữ liệu đó có thể trực tiếp hoặc gián tiếp nhận dạng bạn, chúng tôi coi dữ liệu kết hợp đó là dữ liệu cá nhân và sẽ được sử dụng theo chính sách bảo mật này; và

·        Dữ liệu Ẩn danh, là dữ liệu được tạo ra từ dữ liệu cá nhân của bạn, tại đó danh tính của bạn đã bị xóa và không thể tìm ra được danh tính bạn từ dữ liệu đó.

Độ tuổi mà một cá nhân được coi là trẻ em khác nhau ở mỗi quốc gia. Chúng tôi thường không thu thập dữ liệu cá nhân liên quan đến cá nhân dưới 18 tuổi.

2.    Cách chúng tôi thu thập dữ liệu cá nhân

Chúng tôi thường thu thập dữ liệu cá nhân của bạn trực tiếp từ bạn. Ví dụ: chúng tôi thu thập dữ liệu cá nhân của bạn khi bạn:

·        giao dịch với chúng tôi trực tiếp, qua điện thoại, thư, fax, email hoặc qua các trang web của chúng tôi;

·        đăng ký với chúng tôi (ví dụ: tại hội chợ nghề nghiệp);

·        gửi bất kỳ thông tin nào khác cho chúng tôi, chẳng hạn như CV;

·        hoàn thành đánh giá tâm lý hoặc các đánh giá khác;

·        đăng ký nhận email thông báo việc làm;

·        đăng ký nhận các ấn phẩm của chúng tôi;

·        tham dự một sự kiện mà chúng tôi tổ chức;

·        tham gia một cuộc thi, chương trình khuyến mãi hoặc khảo sát; và/hoặc

·        gửi phản hồi cho chúng tôi.

Chúng tôi cũng có thể sử dụng các kênh của bên thứ ba sau để thu thập dữ liệu cá nhân của bạn:

·        các tổ chức sàng lọc và kiểm tra lý lịch trước khi tuyển dụng nếu được phép trong khu vực thuộc quyền tài phán;

·        khách hàng của chúng tôi và các nhà cung cấp bên thứ ba của họ;

·        các cơ quan chính phủ và cơ quan quản lý, chẳng hạn như cơ quan thuế và an sinh xã hội;

·        các nhà cung cấp bên thứ ba, bao gồm các cơ quan tuyển dụng và việc làm khác, các nhà cung cấp bảng dán thông báo việc làm và nhà tổng hợp việc làm và các nhà cung cấp dịch vụ quản lý của chúng tôi thuộc chuỗi cung ứng của chúng tôi;

·        các cơ quan tuyển dụng khác;

·        các nhà cung cấp phân tích, chẳng hạn như Google Analytics và nhiều nơi dán thông báo việc làm khác nhau; và

·        các nền tảng truyền thông, chẳng hạn như Adobe Marketo, Cison và PR.

Chúng tôi cũng có thể thu thập dữ liệu cá nhân của bạn từ các nguồn có sẵn công khai nếu được phép tại khu vực thuộc quyền tài phán, bao gồm:

·        danh tính và dữ liệu lịch sử của bạn từ các trang mạng xã hội, chẳng hạn như LinkedIn, Twitter và Facebook;

·        dữ liệu danh tính và thông tin liên hệ của bạn từ sổ đăng ký công ty và thương mại hoặc sổ đăng ký bầu cử; và

·        danh tính của bạn, từ bằng cấp và danh sách thành viên của các cơ quan chuyên môn.

Chúng tôi cho phép bạn đăng ký hoặc đăng nhập vào tài khoản của Tập đoàn Robert Walters bằng tài khoản LinkedIn, Facebook hoặc Google (“Tài khoản Mạng Xã hội”) để bạn có thể sử dụng các dịch vụ trực tuyến của chúng tôi một cách đơn giản và dễ dàng mà không cần phải tạo một tài khoản cụ thể với chúng tôi. Nếu bạn chọn sử dụng tính năng này, chúng tôi sẽ xử lý tên và địa chỉ email chính của bạn trên Tài khoản mạng xã hội của bạn theo chính sách này.

Cookie là dữ liệu văn bản nhỏ được lưu trữ trên máy tính cá nhân hoặc thiết bị di động của bạn và được tạo bởi máy chủ của trang web. Chúng tôi tự động thu thập dữ liệu cá nhân của bạn qua cookie khi bạn truy cập các trang web của Tập đoàn Robert Walters, phù hợp với cài đặt cookie trong trình duyệt của bạn. Bạn có thể tìm hiểu thêm về những cookie này, bao gồm cách chúng tôi sử dụng chúng và những lựa chọn nào có sẵn cho bạn, bằng cách đọc Chính sách về Cookie của chúng tôi. Bạn có thể tìm hiểu thêm về việc sử dụng cookie tại http://www.allaboutcookies.org/.

3.    Cách chúng tôi sử dụng dữ liệu cá nhân

Chúng tôi sẽ chỉ sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn khi luật pháp cho phép và việc sử dụng được nêu dưới đây sẽ tuân theo yêu cầu đó.

Ứng viên

Dữ liệu cá nhân của bạn sẽ được chúng tôi thu thập và xử lý để:

·        cung cấp các dịch vụ nghề nghiệp, tuyển dụng và/hoặc các dịch vụ trung gian liên quan đến bạn hoặc cho bạn;

·        khớp thông tin chi tiết của bạn với các vị trí tuyển dụng mà chúng tôi cho là phù hợp với bạn để đánh giá mức độ phù hợp của bạn với chúng;

·        cho phép bạn gửi CV, nộp đơn xin các công việc cụ thể hoặc đăng ký nhận thông báo việc làm của chúng tôi để chúng tôi có thể thông báo cho bạn khi có các vị trí tuyển dụng liên quan;

·        thay mặt bạn xin việc bằng cách gửi dữ liệu cá nhân của bạn cho khách hàng;

·        tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tuyển dụng nếu khách hàng muốn tiếp tục với đơn xin việc của bạn;

·        hoàn thành các nghĩa vụ hợp đồng của chúng tôi đối với khách hàng của chúng tôi;

·        thông báo cho bạn về bất kỳ sự phát triển ngành nghề, sự kiện, chương trình khuyến mãi và cuộc thi nào có liên quan, và để truyền đạt bất kỳ thông tin liên quan nào khác;

·        trả lời các yêu cầu hoặc câu hỏi của bạn;

·        tiến hành phân tích thống kê;

·        giám sát sự đa dạng;

·        tuân thủ các cam kết theo quy định của chúng tôi;

·        theo đuổi hoặc bảo vệ một trái quyền theo luật;

·        tiến hành sàng lọc trước khi tuyển dụng;

·        ngăn chặn hoặc phát hiện tội phạm mà luật pháp yêu cầu chúng tôi thực hiện việc giám sát đó; và

·        cung cấp cho bạn thêm thông tin mà bạn có thể quan tâm về thị trường việc làm và cơ hội việc làm.

Người dùng trang web:

Dữ liệu cá nhân của bạn sẽ được chúng tôi thu thập và xử lý để:

·        cải thiện dịch vụ khách hàng của chúng tôi và khiến phương thức hoạt động của chúng tôi hữu ích hơn cho bạn (bao gồm điều chỉnh trang web cho phù hợp với yêu cầu của bạn);

·        cho bạn biết về các dịch vụ tuyển dụng của chúng tôi ở tất cả các lĩnh vực kinh doanh của chúng tôi;

·        gửi cho bạn các thông tin truyền thông mà bạn đã cho biết là mình sẽ rất vui khi nhận được thông tin đó hoặc đã mua các sản phẩm hoặc dịch vụ từ chúng tôi, có thể bao gồm các thông tin sau:

o   Bản tin điện tử và bản tin dạng bản cứng;

o   Email về các dịch vụ chúng tôi cung cấp và ra mắt sản phẩm mới;

o   Nhắc nhở khi sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có thể đến hạn gia hạn; và

o   Cơ hội tham gia nghiên cứu thị trường.

Tùy thuộc vào cách liên lạc ưa thích mà bạn chọn, chúng tôi sẽ liên lạc với bạn qua bưu điện, điện thoại, SMS, email hoặc các phương tiện điện tử khác như qua mạng xã hội và phương tiện kỹ thuật số. Chúng tôi có thể sử dụng dữ liệu sử dụng của bạn để giúp đảm bảo rằng thông báo này được cá nhân hóa và phù hợp với bạn.

Người chứng thực thông tin:

Chúng tôi sẽ sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn hoàn toàn cho mục đích xác minh thông tin ứng viên.

Người xin visa:

Dữ liệu cá nhân của bạn sẽ được chúng tôi thu thập và xử lý nhằm mục đích chuẩn bị và xử lý đơn xin visa của bạn và các dịch vụ nhập cư liên quan.

4.    Dữ liệu cá nhân của bạn được chia sẻ với ai

Theo quy định của địa phương trong khu vực thuộc quyền tài phán, chúng tôi có thể tiết lộ dữ liệu cá nhân của bạn cho:

·        bất kỳ công ty nào thuộc Tập đoàn Robert Walters;

·        chủ sở hữu lao động hoặc người thuê tiềm năng;

·        các công ty tuyển dụng hoặc tổ chức trung gian khác có liên quan đến việc quản lý việc cung cấp nhân sự;

·        các bên xử lý dữ liệu của Tập đoàn Robert Walters;

·        các tổ chức sàng lọc và kiểm tra lý lịch trước khi tuyển dụng;

·        những người chứng thực thông tin của bạn;

·        chủ sở hữu lao động trước đây của bạn và các cơ sở giáo dục có liên quan;

·        các cơ quan chuyên môn của bạn;

·        các cơ quan chính phủ và cơ quan quản lý, chẳng hạn như cơ quan thuế và an sinh xã hội;

·        các nhà cung cấp bên thứ ba, bao gồm các cơ quan tuyển dụng và việc làm khác, các nhà cung cấp bảng dán thông báo việc làm và nhà tổng hợp việc làm và các nhà cung cấp dịch vụ quản lý của chúng tôi thuộc chuỗi cung ứng của chúng tôi; và

·        các bên thứ ba mà chúng tôi có thể chọn bán, chuyển nhượng hoặc hợp nhất các bộ phận của doanh nghiệp hoặc tài sản của chúng tôi. Ngoài ra, chúng tôi có thể tìm cách mua lại các doanh nghiệp khác hoặc hợp nhất với họ. Nếu có sự thay đổi về cơ cấu doanh nghiệp của chúng tôi, bất kỳ chủ sở hữu mới nào cũng có thể sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn theo cách tương tự như được quy định trong chính sách này.

Chúng tôi không cho phép các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn cho các mục đích riêng của họ và chỉ cho phép họ xử lý dữ liệu cá nhân của bạn cho các mục đích cụ thể và theo hướng dẫn của chúng tôi, bao gồm cả việc tuân thủ chính sách này.

5.    Cơ sở pháp lý

Ở một số quốc gia nhất định, các công ty của chúng tôi hoạt động với tư cách là bên kiểm soát dữ liệu được yêu cầu thiết lập cơ sở pháp lý theo quy định của luật pháp hiện hành để xử lý dữ liệu cá nhân của bạn. Tùy thuộc vào mối quan hệ của chúng tôi với bạn, nếu được yêu cầu làm như vậy, chúng tôi sẽ dựa trên một hoặc nhiều cơ sở pháp lý sau:

Cơ sở pháp lý

Mục đích được cho phép

Trường hợp bạn đã đồng ý cho chúng tôi sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn cho một hoặc nhiều mục đích được cho phép.

Ví dụ:

•        khi bạn tạo một tài khoản trang web với chúng tôi;

•        khi luật pháp yêu cầu chúng tôi thu thập sự chấp thuận rõ ràng của bạn về việc xử lý dữ liệu cá nhân của bạn; và

•        khi bạn cung cấp cho chúng tôi sự đồng ý của bạn.

Trường hợp chúng tôi cần xử lý dữ liệu cá nhân của bạn để tuân thủ nghĩa vụ pháp lý hoặc quy định.

 

Ví dụ:

·        để thực hiện kiểm tra lý lịch theo các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi;

·        tuân thủ các yêu cầu pháp lý và quy định của chúng tôi liên quan đến việc tuân thủ thuế và tài chính;

·        cho các mục đích giám sát và báo cáo cơ hội bình đẳng;

·        để hợp tác với các cơ quan quản lý của chúng tôi và các cơ quan công quyền khác;

·        để tuân thủ bất kỳ nghĩa vụ nào khác mà chúng tôi phải tuân thủ theo các quy tắc và luật hiện hành.  

Trường hợp chúng tôi cần xử lý dữ liệu cá nhân của bạn để thực hiện hợp đồng, chúng tôi có thể ký kết hoặc đã ký kết với bạn.

Ví dụ:

·        để tuyển dụng/thuê bạn nếu bạn đang nộp đơn xin việc với chúng tôi; và

·        để tham gia hoặc thực hiện thỏa thuận của chúng tôi với bạn nếu bạn là nhà cung cấp hoặc cố vấn bên ngoài.

Trường hợp việc xử lý dữ liệu cá nhân của bạn là cần thiết để theo đuổi lợi ích kinh doanh hợp pháp của chúng tôi và lợi ích và quyền cơ bản của bạn không cao hơn những lợi ích đó.

 

Ví dụ:

 

·        để đưa ra và cung cấp các dịch vụ tuyển dụng của chúng tôi cho bạn và để đánh giá kỹ năng của bạn so với các vị trí tuyển dụng của chúng tôi với khách hàng của chúng tôi;

·        để cung cấp cho bạn tài liệu tiếp thị để hỗ trợ bạn tìm kiếm việc làm;

·        để quản lý các phàn nàn và khiếu nại pháp lý;

·        để tiến hành kiểm tra lý lịch thích hợp nếu bạn được chúng tôi tuyển dụng/thuê;

·        chia sẻ dữ liệu cá nhân của bạn với các công ty thuộc Tập đoàn Robert Walters;

·        chia sẻ dữ liệu cá nhân của bạn với các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba của chúng tôi; và

·        chia sẻ dữ liệu cá nhân của bạn với các chủ sở hữu lao động tiềm năng và các khách hàng khác (bao gồm cả khách hàng MSP) của chúng tôi, những người có thể cung cấp cơ hội việc làm trong tổ chức của họ.

 

Nếu bạn muốn biết chúng tôi dựa vào cơ sở pháp lý nào để xử lý dữ liệu cá nhân của bạn, vui lòng liên hệ với chúng tôi bằng cách sử dụng thông tin liên hệ ở mục 13 của chính sách này.

6.    Lưu giữ

Chúng tôi sẽ chỉ lưu giữ dữ liệu cá nhân của bạn chừng nào cần thiết để thực hiện các mục đích mà chúng tôi đã thu thập cho mục đích đó, bao gồm cả mục đích đáp ứng mọi yêu cầu pháp lý, kế toán hoặc báo cáo. Chúng tôi coi mối quan hệ của chúng tôi với bạn là mối quan hệ mà hỗ trợ sự nghiệp của bạn thông qua nhiều vị trí và công việc. Do đó, chúng tôi có thể lưu giữ dữ liệu của bạn trong một khoảng thời gian mà về mặt vật chất quan trọng hơn là chỉ một vị trí việc làm nếu chúng tôi tin tưởng một cách hợp lý rằng chúng tôi sẽ tiếp tục có mối quan hệ lâu dài với bạn. 

Chúng tôi sẽ hủy bỏ một cách thích hợp và an toàn dữ liệu cá nhân của bạn khi dữ liệu đó không còn được cần đến.  Để xác định khoảng thời gian lưu giữ thích hợp cho dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ xem xét các yếu tố sau:

·        số lượng và bản chất của dữ liệu cá nhân đó;

·        mức độ nhạy cảm của dữ liệu;

·        nguy cơ có thể bị tổn hại do sử dụng trái phép hoặc tiết lộ dữ liệu cá nhân đó;

·        các mục đích mà chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn;

·        liệu chúng tôi có thể đạt được những mục đích đó thông qua các cách khác hay không; và

·        các yêu cầu pháp lý hiện hành.

Khi chúng tôi đóng vai trò là bên xử lý dữ liệu cho khách hàng, bên kiểm soát dữ liệu, chúng tôi sẽ lưu giữ dữ liệu cá nhân của bạn theo khoảng thời gian lưu giữ mà khách hàng của chúng tôi quy định.

7.    Các quyền của bạn

Quốc gia bạn đang sinh sống và luật bảo mật hiện hành xác định quyền của bạn đối với dữ liệu cá nhân của bạn. Các quyền này có thể bao gồm

Quyền

Mô tả quyền

Quyền được thông báo

về dữ liệu cá nhân của bạn và chi tiết về việc xử trí và xử lý dữ liệu và thông tin cá nhân đó, bao gồm, nếu có thể, các biện pháp bảo vệ được sử dụng để bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn trong trường hợp chúng tôi chuyển dữ liệu đó ra khỏi lãnh thổ mà dữ liệu được thu thập;

Quyền truy cập

 

vào dữ liệu cá nhân của bạn và lấy thông tin về cách chúng tôi xử trí và xử lý dữ liệu đó;

 

Quyền được sửa đúng những thông tin không chính xác

nếu dữ liệu cá nhân của bạn không chính xác, bao gồm cả việc làm cho những dữ liệu cá nhân chưa đầy đủ trở nên đầy đủ;

Quyền xóa

 

dữ liệu cá nhân của bạn, còn được gọi là “quyền được làm cho quên”. Chúng tôi không xóa dữ liệu cá nhân khỏi các tệp sao lưu của chúng tôi vốn được tạo cho mục đích khôi phục dữ liệu sau thảm họa và không dễ dàng truy cập được;

 

Quyền hạn chế xử trí và xử lý

dữ liệu cá nhân của bạn, bao gồm cả việc yêu cầu chúng tôi chặn tệp dữ liệu cá nhân của bạn;

Quyền di chuyển, sao chép hoặc chuyển

 

dữ liệu cá nhân của bạn cho một tổ chức khác, còn được gọi là “khả năng di chuyển dữ liệu”;

Quyền phản đối

việc thao tác và xử lý dữ liệu cá nhân của bạn cho các mục đích nhất định, đặc biệt là dữ liệu cá nhân được xử lý cho mục đích tiếp thị trực tiếp và dữ liệu cá nhân được thao tác và xử lý vì những lý do nhất định dựa trên lợi ích hợp pháp của chúng tôi;

Quyền rút lại sự đồng ý

 

hoặc sự cho phép mà trước đây bạn đã cung cấp cho chúng tôi liên quan đến việc chúng tôi xử trí và xử lý dữ liệu cá nhân của bạn, chẳng hạn như cho các mục đích tiếp thị bằng phương thức điện tử;

 

Quyền liên quan đến việc ra quyết định tự động

khi việc đưa ra quyết định tự động như vậy có hiệu lực pháp lý đối với bạn hoặc ảnh hưởng đáng kể đến bạn; và

Quyền khiếu nại

 

với chúng tôi liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân của bạn; hoặc cơ quan quản lý thực thi luật bảo vệ dữ liệu tại địa phương của bạn.

 

Vui lòng liên hệ với chúng tôi bằng cách sử dụng thông tin liên hệ nêu ở mục 13 của chính sách này nếu bạn muốn thực hiện bất kỳ quyền hợp pháp nào của mình.

 

Khi được pháp luật cho phép, bạn có thể bị tính phí để truy cập dữ liệu cá nhân của mình hoặc thực hiện bất kỳ quyền nào khác mà có thể áp dụng. Chúng tôi sẽ cho bạn biết nếu yêu cầu của bạn có mất phí trước khi chúng tôi hoàn thành yêu cầu đó.

 

Chúng tôi cũng có thể yêu cầu một số thông tin nhất định để giúp chúng tôi xác nhận danh tính của bạn, đảm bảo quyền thực hiện bất kỳ quyền nào của bạn trong bảng ở trên và ngăn dữ liệu cá nhân của bạn bị tiết lộ cho bất kỳ người nào không có quyền nhận dữ liệu đó.

 

Chúng tôi sẽ trả lời tất cả các yêu cầu hợp pháp trong bất kỳ khung thời gian pháp lý nào.

8.    Công nghệ

Chúng tôi sẽ luôn sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn một cách chính đáng. Đôi khi, chúng tôi có thể sử dụng các bộ lọc công nghệ để phân loại qua các đơn xin việc mà chúng tôi nhận được và để khớp ứng viên cho các vị trí công việc cụ thể. Nếu chúng tôi sử dụng các công cụ công nghệ ở mức độ đáng kể khi đánh giá đơn xin việc của bạn, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn về việc này. Vui lòng cho chúng tôi biết khi chúng tôi liên hệ với bạn nếu bạn cảm thấy có những yếu tố khác mà chúng tôi nên xem xét trong đơn xin việc của bạn.

9.    Bảo mật dữ liệu

Chúng tôi giữ dữ liệu cá nhân của bạn bằng cách kết hợp cả phương thức lưu trữ an toàn trên máy tính và tệp trên giấy.

Chúng tôi có sẵn mức độ bảo mật thích hợp đối với dữ liệu cá nhân của bạn, bao gồm bảo vệ chống lại việc xử lý trái phép hoặc bất hợp pháp và chống lại việc mất mát, phá hủy hoặc hư hỏng vô tình đối với dữ liệu đó.

Chúng tôi đã thực hiện các biện pháp kỹ thuật và tổ chức thích hợp để đảm bảo mức độ bảo mật phù hợp với nguy cơ bị tổn hại có thể xảy ra do xử lý trái phép hoặc bất hợp pháp, mất mát, phá hủy hoặc thay đổi ngẫu nhiên hoặc bất hợp pháp, truy cập (hoặc tiết lộ) trái phép hoặc gây thiệt hại cho dữ liệu cá nhân của bạn bao gồm:

·        khóa và hệ thống an ninh;

·        mã hóa

·        tên người dùng và mật khẩu;

·        kiểm tra virus;

·        các thủ tục kiểm toán và kiểm tra thường xuyên tính toàn vẹn của dữ liệu; và

·        ghi lại việc di chuyển các tệp.

Chúng tôi giới hạn quyền truy cập vào dữ liệu cá nhân của bạn ở các đối tượng là nhân viên, đại lý, nhà thầu và các bên thứ ba khác cần được biết cho mục đích công việc. Họ chỉ được xử lý dữ liệu cá nhân của bạn theo hướng dẫn của chúng tôi và tuân theo các biện pháp kiểm soát truy cập được liệt kê ở trên. Họ cũng phải tuân theo nghĩa vụ bảo mật.

Chúng tôi đã đồng ý về các biện pháp liên quan đến bảo mật với các bên thứ ba mà chúng tôi chia sẻ dữ liệu cá nhân của bạn để đảm bảo rằng dữ liệu được các bên thứ ba đó xử lý theo cách nhất quán với cách chúng tôi bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn.

Chúng tôi cũng đã đưa ra các quy trình để đối phó với bất kỳ vi phạm dữ liệu cá nhân nghi ngờ nào và sẽ thông báo cho bạn và bất kỳ cơ quan giám sát hiện hành nào mà về mặt pháp lý chúng tôi bắt buộc phải thông báo.

Nếu bạn nghi ngờ bất kỳ việc sử dụng sai, mất mát hoặc truy cập trái phép nào vào dữ liệu cá nhân của mình, vui lòng liên hệ với chúng tôi ngay lập tức bằng cách sử dụng thông tin liên hệ ở mục 13 của chính sách này.

10.    Lưu trữ và chuyển dữ liệu cá nhân

·        Dữ liệu cá nhân có nguồn gốc từ Vương quốc Anh hoặc Khu vực Kinh tế Châu Âu (“Dữ liệu Cá nhân ở Vương quốc Anh hoặc EEA”)

Do tính chất toàn cầu của công việc kinh doanh của chúng tôi, chúng tôi có thể cần chuyển Dữ liệu Cá nhân ở Vương quốc Anh và EEA ra bên ngoài Vương quốc Anh và EEA. Ví dụ: chúng tôi có thể chuyển dữ liệu cá nhân cho các công ty thuộc Tập đoàn Robert Walters, các nhà cung cấp dịch vụ và chính phủ hoặc cơ quan công quyền để thực hiện các dịch vụ tuyển dụng và tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi.

Nếu chúng tôi chuyển Dữ liệu Cá nhân ở Vương quốc Anh và EEA ra bên ngoài Vương quốc Anh và EEA, chúng tôi sẽ đảm bảo rằng các biện pháp bảo vệ thích hợp được áp dụng, chẳng hạn như bằng cách sử dụng các thỏa thuận hợp đồng đã được phê duyệt, trừ khi áp dụng các ngoại lệ nhất định hoặc chúng tôi được phép làm như vậy. Nếu được yêu cầu, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn chi tiết về các biện pháp bảo vệ mà chúng tôi đã thực hiện.

Chúng tôi, các nhà cung cấp dịch vụ của chúng tôi và/hoặc các bên thứ ba mà chúng tôi có thể tiết lộ Dữ liệu Cá nhân ở Vương quốc Anh và EEA có thể chuyển những dữ liệu đó ra bên ngoài Vương quốc Anh và EEA.

·        Dữ liệu cá nhân có nguồn gốc từ bên ngoài Vương quốc Anh hoặc EEA (“Dữ liệu Cá nhân không phải ở Vương quốc Anh và không phải ở EEA”)

Chúng tôi thu thập dữ liệu cá nhân liên quan đến các cá nhân ở các quốc gia sau bên ngoài Vương quốc Anh và EEA: Châu Phi, Úc, Braxin, Canada, Chi-lê, Trung Quốc (bao gồm Hồng Kông và Đài Loan), Ấn Độ, Indonesia, Nhật Bản, Malaysia, Mêxicô, Trung Đông, New Zealand, Philippines, Singapore, Nam Phi, Hàn Quốc, Thụy Sĩ, Thái Lan, Hoa Kỳ và Việt Nam. 

Do tính chất toàn cầu của công việc kinh doanh của chúng tôi, chúng tôi có thể cần chuyển Dữ liệu Cá nhân không phải ở Vương quốc Anh và không phải ở EEA ra bên ngoài lãnh thổ ban đầu mà dữ liệu được thu thập (“Lãnh thổ Ban đầu”). Ví dụ: chúng tôi có thể chuyển dữ liệu cá nhân cho các công ty thuộc Tập đoàn Robert Walters hoặc các chủ sở hữu lao động tiềm năng trên toàn thế giới ở bất kỳ quốc gia nào được liệt kê ở trên, và cho các nhà cung cấp dịch vụ và chính phủ hoặc cơ quan công quyền để thực hiện các dịch vụ của chúng tôi và tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi.

Nếu chúng tôi chuyển Dữ liệu cá nhân không phải ở Vương quốc Anh và không phải ở EEA ra bên ngoài Lãnh thổ Ban đầu, chúng tôi sẽ đảm bảo rằng việc chuyển dữ liệu đó được thực hiện theo luật hiện hành. Chúng tôi, các nhà cung cấp dịch vụ của chúng tôi và/hoặc các bên thứ ba mà chúng tôi có thể tiết lộ Dữ liệu Cá nhân không phải ở Vương quốc Anh và không phải ở EEA có thể chuyển những dữ liệu đó ra bên ngoài Lãnh thổ Ban đầu. 

11.    Chính sách bảo mật của các bên thứ ba

Chính sách này giải thích cách Tập đoàn Robert Walters xử lý dữ liệu cá nhân của bạn. Vui lòng đọc cả các chính sách bảo mật của các nền tảng mạng xã hội và các trang web của bên thứ ba mà qua đó bạn đến được trang web của Tập đoàn Robert Walters. Chúng tôi khuyến khích bạn đọc các chính sách bảo mật được cung cấp bởi các trang web này trước khi cung cấp cho họ dữ liệu cá nhân của bạn.

12.    Các thay đổi đối với chính sách này

Chúng tôi có quyền thay đổi chính sách này theo thời gian. Các thay đổi sẽ được thông báo trên trang web của chúng tôi bảy ngày trước khi có hiệu lực. Chúng tôi có thể thực hiện các thay đổi khẩn cấp đối với chính sách này khi chúng tôi tin rằng việc làm như vậy là hợp lý, ví dụ: để tuân thủ các yêu cầu pháp lý hoặc quy định.

13.    Cách thức liên lạc với chúng tôi

Nếu bạn có câu hỏi hoặc nhận xét về thực hành bảo mật của chúng tôi, hoặc nếu bạn muốn gửi yêu cầu thực hiện quyền bảo mật của mình, vui lòng liên hệ với chúng tôi. Bạn có thể:

·        Gửi email cho chúng tôi đến hòm thư dành cho quốc gia của bạn dưới đây: 

Châu Phi và Trung Đông

dataprotection@robertwalters.com

Úc và New Zealand

ANZPrivacyOfficer@robertwalters.com.au

Braxin

DataProtectionBR@RobertWalters.com

Khu vực Kinh tế Châu Âu (EEA) và Vương quốc Anh

dataprotection@robertwalters.com hoặc dataprotection@resourcesolutions.com

Đại Trung Quốc và Đông Nam Á (Ấn Độ, Indonesia, Malaysia, Philippines, Thái Lan, Việt Nam)

ContactSEAC@robertwalters.com

Nhật Bản

privacy@robertwalters.co.jp

Singapore

SingaporeDPOs@robertwalters.com.sg

Hàn Quốc

privacy@robertwalters.co.kr

Thụy Sĩ

dataprotection@robertwalters.com

Hoa Kỳ và Canada

dataprotection@robertwalters.com hoặc dataprotection@resourcesolutions.com

Braxin, Chilê và Mêxicô

dataprotectionLATAM@robertwalters.com

·        Liên hệ với Nhân viên Bảo vệ Dữ liệu (DPO) của chúng tôi:

Richard Harris

DPO@robertwalters.com

 

·        Liên hệ với đại diện tại Liên Minh Châu Âu của chúng tôi (DÀNH RIÊNG CHO RESOURCE SOLUTIONS VƯƠNG QUỐC ANH):

Sandy Scott

eu.representative@robertwalters.com

 

14.    Thông tin dành riêng cho từng quốc gia

Hoa Kỳ, California

Các hoạt động xử lý dữ liệu mà chúng tôi thực hiện đối với thông tin cá nhân của cư dân California (“dữ liệu California”) hiện không nằm trong phạm vi của Đạo luật về quyền riêng tư của người tiêu dùng California (CCPA). Nếu điều này thay đổi theo thời gian, chúng tôi sẽ cập nhật chính sách này cho phù hợp. 

Hãy yên tâm rằng chúng tôi đã và sẽ tiếp tục đảm bảo rằng chúng tôi tuân thủ thực hành tốt nhất của ngành nghề khi xử lý dữ liệu California.

Úc

Quy trình gửi đơn khiếu nại nếu bạn cho rằng dữ liệu cá nhân của bạn đã bị chúng tôi xử lý sai:

·        Chúng tôi sẽ xác nhận là đã nhận được đơn khiếu nại của bạn và phản hồi đơn đó trong vòng 30 ngày.

·        Chúng tôi sẽ thực hiện các bước để xác nhận tính xác thực của khiếu nại và thông tin liên hệ đã cung cấp cho chúng tôi;

·        Chúng tôi sẽ tìm kiếm thêm thông tin về khiếu nại nếu cần thiết;

·        Nếu khiếu nại có thể được giải quyết bằng các thủ tục tiếp cận và sửa chữa hoặc một số giải pháp khác, chúng tôi sẽ đề xuất những giải pháp này cho bạn như những giải pháp khả thi (trên cơ sở bí mật và không có định kiến khi cần thiết);

·        Nếu chúng tôi không trả lời khiếu nại của bạn trong vòng 30 ngày, hoặc chúng tôi không thể giải quyết khiếu nại của bạn, bạn có thể gửi khiếu nại của mình đến chương trình giải quyết tranh chấp bên ngoài mà chúng tôi trực thuộc hoặc Văn phòng Ủy viên Thông tin Úc.